¿Cómo responder ante una inspección del BPS y el Ministerio de Trabajo?
REVISIÓN DE CUMPLIMIENTO
Todas las empresas pueden ser objeto de una inspección del BPS y el Ministerio de Trabajo, la cual puede realizarse con o sin previo aviso. La visita de un inspector no indica necesariamente que exista una denuncia en su contra; simplemente se realizan para verificar el cumplimiento normativo. Dado que esto puede generar ansiedad, es recomendable conocer los posibles requisitos del inspector.
Se debe colaborar con los inspectores proporcionándoles toda la documentación e información necesaria.
INSPECCIONES DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL (MTSS)
Las inspecciones del MTSS pueden originarse de las siguientes formas:
Denuncia.
De oficio, asignando áreas de inspección a los inspectores.
Programadas, planificadas según la rama de actividad.
El primer paso es solicitar la identificación del inspector, quien cuenta con un carné proporcionado por el MTSS.
Si la empresa tiene un líder sindical, se debe informar su presencia al inspector.
La información comúnmente solicitada incluye:
Registro de control de trabajo.
Libro de Registro Laboral.
Comprobantes de pago de salarios.
Comprobantes de aportes al BPS.
Póliza del Banco de Seguros.
Las entrevistas con el personal también son parte del proceso.
El inspector indagará sobre:
Fecha de contratación.
Categoría laboral.
Salario.
Horario laboral.
Condiciones específicas del área de trabajo.
Se redacta un acta con todas las actuaciones del inspector, la cual es firmada por él y un representante de la empresa. En caso de irregularidades, se intima a la empresa a presentar la documentación faltante o regularizarla en un plazo determinado. La empresa puede corregir la situación o presentar sus descargos.
Una vez presentada la documentación o los descargos, el expediente pasa al inspector y luego a la División Jurídica para su análisis y resolución. La empresa puede apelar la resolución dentro de un plazo de 10 días.
Es importante destacar que los inspectores no imponen sanciones; simplemente constatan los hechos que podrían violar la normativa laboral.
INSPECCIONES DEL BANCO DE PREVISIÓN SOCIAL (BPS)
Las inspecciones del BPS, al igual que las del MTSS, pueden ser resultado de una denuncia o un operativo.
Normalmente, la fiscalización incluye:
Verificación de sistemas informáticos.
Encuestas al personal.
Solicitudes de información adicional.
En las entrevistas con el personal, se busca cotejar la información laboral con la realidad.
La empresa puede recibir solicitudes de documentación adicional.
Una vez recopilada toda la información, se realiza un análisis y se comunica el resultado.
Es fundamental asesorarse adecuadamente en materia laboral y cumplir con la normativa vigente en todos los aspectos. En GRO Consultores, brindamos asesoramiento integral durante todo el proceso.
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